Import de Fêtes et Manifestations (FMA) par feuille Excel

Rédigé le 05/03/2013 par Pierre Granger.
N'hésitez pas à me faire part de vos remarques, questions ou corrections sur ce document.

Cette procédure vous permet d'importer plusieurs FMA en une seule fois : elle requiert cependant de remplir une feuille excel assez stricte.

Télécharger et remplir le modèle Excel

Le modèle à remplir se trouve ici : Modèle xlsx (Excel). Il se trouve au format xlsx et ne peut être ouvert qu'avec Office 2007 et plus : si vous n'avez pas office ou si vous avez une version plus ancienne, vous pouvez télécharger LibrOffice qui est une alternative gratuite à Office.

Si vous l'ouvrez avec Office, des règles vous empécheront de saisir des informations incorrectes dans les cases. En revanche en utilisant LibrOffice aucune règle ne vous empéchera de saisir par conséquent vous devrez vérifier quelques points.

• Dates : JJ/MM/YYYY (ex:01/01/2013)
• Heures : HH:MM (ex:12:00)
• Si vous souhaitez qu'une offre apparaisse sur les sites départementaux et régionaux, saisissez "oui" dans la colonne "Offre régionale" : laissez la case vide sinon. Si vous saisissiez "non", ou tout autre chose, la case offre régionale se cocherait sur Tourinsoft.
• Il y a 3 zones pour les dates : seule la première est obligatoire (au moins une date de début). Les colonnes heures ne sont pas obligatoires.
• Le code postal et le code INSEE sont obligatoires. Une liste est fourni dans la 3ème feuille du document Excel.
• Le type de manifestation, la catégorie, le thème, le Type d'accès télécom doivent respecter les listes fournies dans la feuille excel "Listes". Sous Office une aide à la saisie est fournie, avec LibrOffice vous devrez bien vérifier que les libellés saisis font partie des listes fournies, sinon les valeurs seront ignorées lors de l'import.
• Payant : saisir "oui" ou laisser vide
• Les autres colonnes correspondent à différents champs présents sur tourinsoft (informations sur l'organisateur, moyens de communication...).
• Deux tests sont fournis à titre d'exemple, il convient bien entendu de supprimer ces deux lignes.

Exporter au format CSV

Une fois votre document correctement rempli, il vous faudra l'enregistrer au format CSV.

• Avec Office : Fichier > Enregistrer sous > Type : CSV (Séparateur : point-virgule)
• Avec LibrOffice : Fichier > Enregistrer sous > Type : CSV, Séparateur de champ : ",", Séparateur de texte : non coché

Réaliser l'import

La documentation de Tourinsoft vous fournira des informations très détaillées sur le fonctionnement de l'import CSV. Je ne reviendrais ici que sur les points particuliers qui concernent l'import FMA. Documentation officielle Tourinsoft Import CSV. Si vous n'avez pas d'accès à cette documentation n'hésitez pas à envoyer un mail à tourinsoft@allier-tourisme.net ou à appeler le CDT.

Etape 1

Etape 2

Lors de l'étape 2, utilisez le modèle "OT - Import FMA" : pensez bien à cliquer sur associer ensuite. Cette association permet simplement de dire quel champ du fichier CSV correspond à quelle colonne de la base Tourinsoft.

Etape 3

Vérifiez simplement que les cases "dédoublonnage" sont cochées pour "date début, date fin et nom manifestation".

Etape 4

Décochez "Enregistrre la configuration", ne garder qu'un document et décocher l'envoi par mail (sauf si vous souhaitez être prévenu par mail quand l'import est terminé).

Vérification

Il est important de vérifier que tout a fonctionné après votre import : pour cela, rendez-vous dans saisie et sélection puis recherchez toutes les FMA crées le jour même avec votre profil de droit de modification (souvent "OT++").

Si les offres n'apparaissent pas, peut-être que la zone a mal été saisie : dans ce cas, passez en profil de droit de visualisation (OT) puis recherchez de nouveau vos offres. Vérifiez alors dans la fiche que la zone est bien renseignée.